Forretningsorden

En forretningsorden er – eller kan i hvert fald være – et stærkt ledelsesværktøj i en organisation.  

Selskaber med en bestyrelse eller et tilsynsråd med mere end ét medlem skal ifølge selskabslovens § 130 have en forretningsorden. Det samme gælder for erhvervsdrivende fonde efter § 50 i erhvervsfondsloven. Det betyder også, at I som anpartsselskab, der kun har en direktion, eller som forening ikke behøver have en forretningsorden.  

Lovpligtigt eller ej, så kan en forretningsorden være et godt og vigtigt dokument i en organisation. En forretningsorden fastlægger retningslinjerne for bestyrelsens arbejde og arbejdsdelingen mellem bestyrelse og direktion.

Fordele ved at lave og have en forretningsorden kan ifølge bogen “SMV Bestyrelsen – hele vejen rundt” af Carsten Fode mv. være: 

  • Sikring af den rette procedure til at træffe de rigtige beslutninger 

  • Fastlægning i de formelle forhold omkring driften af bestyrelsen 

  • I har en huskeliste i forhold til pligter, inkl. tidspunkt 

  • I har et redskab til indføring af nye bestyrelsesmedlemmer (og andre) 

  • I undgår konflikter 

  • Forpersonen har et vigtigt redskab i sit arbejde 

  • Og vigtigst i får talt om behov og forventninger igennem 

Forretningsordenen giver altså et styringsredskab for bestyrelsen, som også hjælper bestyrelsen til at udfylde sin rolle. 

Forretningsordenens indhold 

I selskabsloven og erhvervsfondsloven kan der flere steder læses, hvad der det er for rettigheder og forpligtelser for direktionen og bestyrelsen, der skal fremgå af en forretningsorden. Komitéen for god Fondsledelse har i sine Anbefalinger for god Fondsledelse opfordret til, at nogle emner er med i bestyrelsens forretningsorden f.eks., at der årligt vedtages et årshjul eller lignende.

Lovene og den nævnte komité stiller dog ikke krav om det præcise indhold. Forretningsordenen skal derimod altid udformes, så den tager udgangspunkt i den enkelte organisation og er tilpasset dens karakter og behov.  

Her er en liste over de emner, forretningsordenen i hvert fald bør indeholde bestemmelser om: 

  • konstitution, 

  • arbejdsdeling, 

  • tilsyn med direktionen, 

  • føring af bøger, 

  • protokoller, 

  • skriftlige og elektroniske møder, 

  • tavshedspligt, 

  • suppleanter, 

  • regnskabskontrol, 

  • underskrivelse af revisionsprotokol, og 

  • sikring af tilstedeværelsen af det nødvendige grundlag for revision. 

Emner der også kan tages med i forretningsordenen (ikke udtømmende og nogle overlappende): 

  • planlægning af bestyrelsens arbejde – ”årshjulet”, herunder minimum antal møder 

  • nærmere om formandens rolle, 

  • Indkaldelse af møder, herunder hvem gør, frist og dagsorden, 

  • Beslutningsdygtighed, 

  • Fuldmagtsforhold, 

  • Inhabilitet, 

  • bestyrelsesudvalg – sammensætning, nedsættelse, etablering mv., 

  • selvevaluering i bestyrelsen, 

  • bestyrelsens evaluering af direktionen, 

  • evaluering af forholdet mellem bestyrelsen og direktionen, 

  • ressourcer til bestyrelsen, 

  • et evt. sekretariat for bestyrelsen, 

  • årsregnskab, 

  • strategi og risikostyring

  • evaluering af bestyrelsens sammensætning. 

Forretningsordenen er ikke en skabelon

Forretningsordenen er altså ikke en skabelon 

Mange organisationer har en forretningsorden, men den har mest karakter af en skabelon. Måske fordi den er lavet af selskabets rådgiver i forbindelse med stiftelsen eller hentet ned fra internettet. I mange organisationer er dokumentet derfor blevet et nødvendigt onde, som bare er lavet for at ligge i skuffen eller måske nærmere en fil-mappe på computeren.  

Det er super ærgerligt, fordi der som nævnt er fordele at hente ved brug af forretningsordenen. Den skal nemlig videreudvikles. Det hjælper jeg gerne med, og du er derfor velkommen til at kontakte mig.

Husk løbende opdatering af forretningsordenen 

Forretningsordenen er ikke et stationært dokument, som kun skal laves én gang. Derimod skal forretningsordenen ses som et dynamisk dokument, som løbende tilpasses. Af den grund anbefaler jeg også, at forretningsordenen sættes på bestyrelsens årshjul med henblik på drøftelse af, om den skal opdateres mindst 1 gang om året.  

Skal vi offentliggøre forretningsordenen? 

Nej, det står jer frit for, om i vil gøre forretningsordenen offentligt tilgængelig; medmindre i er et statsligt aktieselskab. Det er dog værd at overveje, om kendskabet til forretningsordenens indhold uden for organisationen kan være med til at skabe forståelse for bestyrelsens opgaver og arbejdsform og dermed en transparens. 

Skab overensstemmelse mellem forretningsordenen og vedtægterne 

Når forretningsordenen laves, så husk at sikre, at den afstemmes med vedtægterne. Ved uoverensstemmelser mellem forretningsordenen og vedtægten, er det altid vedtægten, der gælder. Giv det og også en overvejelse, om vedtægterne trænger til en opdatering.